说到写作，我们可能会有这些误解：写作，是文案类岗位的专利，普通职场写作只要传达信息，好不好都一样。

　　写作是书面化表达，需要遵循这项重要的原则——Don‘tMakeMeThink，从读者角度出发，尽量增加可读性、减少读者理解障碍。

　　我们可以依据4个步骤来写好一份工作文档：明确目标、构思结构、撰写内容、检查细节。

　　一、明确目标

　　why、what、who、when、where

　　Why—明确目的，这篇文档的目的是什么？希望读者读这篇文档达到什么样的效果？是沟通一个决定、汇报状态、还是探讨项目的某个方面？

　　What—明确重点内容，这篇文档要回答哪些关键问题？要回答的关键问题决定你的文档内容及结构。

　　Who—明确读者的需求，文档是要给谁看的，他们会关注什么？会有哪些疑问？

　　When、Where—明确文档的应用场景，什么时候用这篇文档，在哪些场景使用？

　　如果一定要问我如何知道这些问题的答案？——沟通、调研与思考！

　　二、构思结构

　　当我们通过以上5个W关键问题梳理出文档目标后，我们需要搭建文档严谨的结构，因为读者不会直接主观地评判你的答案正确与否，他们关注的是你是如何得出这样的回答、决策？

　　我们可以通过4个要点帮助我们梳理严谨的结构：

　　1.用SCQA的结构聚焦范围和问题

　　用“SCQA”的框架来讲故事，并将问题澄清和聚焦。（SCQA：Situation情景、Complication冲突、Question疑问、Answer回答）

　　2.用MECE架构清晰的主题

　　在关键的主题层级上，要尽量追求不重复、不遗漏。（MECE:各部分之间相互独立（MutuallyExclusive）；所有部分完全穷尽（CollectivelyExhaustive））

　　3.结论的语句要放在文档开头或者段首

　　提出一个信息，不断地问sowhat，直至找到最终结论。

　　塔尖的信息，不是原因而是结论，不是过程而是结果，不是细节而是全局，不是问题，而是措施。

　　4.用结构化的方式总结关键性的结论

　　从一段信息中的主语/谓语找共性，把共性作为容器来装后面的信息。

　　我们来看个案例：

　　比如“下面是我们公司要设立的三个目标……”，我们找到三个目标的共性后可以说：“下面是我们公司要设立的三个组织变革目标……”

　　“今年我们部门这两个问题愈发凸显……”，我们找到两个问题的共性后可以说：“今年我们部门这两个资源流失问题愈发凸显……”

　　三、撰写内容

　　梳理出文档结构后，下一步我们要填充文档内容了，如何判断一篇文档内容是否合格？那就是易读、有说服力。

　　那究竟该如何让内容易读又有说服力呢？

　　文档易读有4个要点：完整、一致、清晰、简洁

　　1.完整：文档的结构完整，句子要有主谓宾

　　使用主语-谓语-宾语，突出行为人和行动。（没错，小学语文考试病句修改经常考。）

　　2.一致：整个文档中，同级别的内容所有措辞、格式、结构和内容保持一致

　　例如，前后术语需保持一致；文章的语态要一致，如果使用主动语态，就不要用被动语态。

　　3.清晰：正确传达信息，需要重视逻辑连接词或追加说明

　　用数字、事实、细节来呈现信息化的语言，明确抽象概念。

　　4.简洁：使用简单语言和词汇，删去碍于传递文章中心内容的段落或句子

　　简单就是美。

　　学习完内容易读的4个要点后，我们接着来看看4个让内容具备说服力的技巧：

　　（1）分清楚事实和观点，描述客观事实

　　（事实）现在正在下雨。（观点）看天气，可能一会儿就要下雨了。

　　（2）用结论+理由的方式表述你的信息

　　（3）使用强有力的多种证据论证你的结论

　　4.使用FAQ，把读者关心的问题放在FAQ（常见问题）中

　　四、检查细节

　　撰写完内容后千万不要以为就结束了，我们需要对文档进行细节的检查。

　　这一步，我们需要避免文档中出现低级错误：

　　文档要有页码，如果是由多份材料拼成一个整体材料，需要有一个整体的页码。

　　放数据要有对比才有意义：

　　比如年比年的数字，比如历史24个月的数字，比如试点群体和总体的对比。

　　少用“形容词”和“副词”：

　　诸如“显著的”、“重大的”这类词，如果使用“多”或“经常”之类的词，请说明具体概率。

　　避免使用行话和术语：

　　假设读者不熟悉任何缩写，首次使用缩写时要定义全称。

　　仔细检查错别字与数据：

　　避免出现错别字、一个文档前后数据对不上的问题。

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